Datenschutz Suche

Diese Erklärung beschreibt, was mit Ihren personenbezogenen Daten geschieht, wenn Sie neoflat zur Wohnungssuche nutzen – suchen, filtern, ein Suchprofil anlegen, eine Suche speichern, ein Inserat merken, sich zu einer Besichtigung anmelden, sich auf eine Warteliste eintragen oder sich auf eine Wohnung bewerben.

Diese Erklärung ist eigenständig. Sie ergänzt zwei bestehende Dokumente, die sie bewusst nicht ersetzt: die Website-Datenschutzerklärung unter /datenschutz (Cookies, Server-Log-Dateien beim reinen Website-Besuch – sie deckt ausdrücklich nur den Aufruf dieser Website ab, nicht die Wohnungssuche selbst), und die Datenschutzerklärung des milo-Portals für die Mieterrolle (Vertragsverwaltung, Verbrauchsdaten, Energievermittlung).

neoflat und das milo-Portal teilen sich ein Konto. Wer beide Rollen hat – also Mieter ist und zugleich eine neue, größere oder kleinere Wohnung sucht – liest diese Erklärung zusätzlich zur Mieter-Datenschutzerklärung, nicht anstelle von ihr. Diese Erklärung beschreibt ausschließlich die Verarbeitungen, die durch die Wohnungssuche selbst entstehen. Für die Nutzungsbedingungen der Suche gilt die separate Seite /nutzungsbedingungen.

Die Suche und die Filterfunktion (Stadt, Zimmer, Miete, Ausstattung) stehen ohne Konto offen. Dabei entstehen dieselben technischen Daten wie bei jedem Aufruf dieser Website (Server-Log-Dateien, IP-Adresse) – Einzelheiten dazu stehen in der Website-Datenschutzerklärung (/datenschutz, Abschnitt 3).

Für alles, was über Suchen, Filtern und Ansehen hinausgeht, brauchen Sie ein Konto (Nutzungsbedingungen Abschnitt 3). Das Konto wird zusammen mit dem milo-Portal geführt: Ihre Zugangsdaten (E-Mail, Name, Passwort-Hash) werden nach denselben Regeln erhoben wie bei einer milo-Registrierung. Die Verarbeitung dieser Kontodaten selbst ist in der Mieter-Datenschutzerklärung beschrieben. Diese Erklärung ergänzt sie nur um das, was speziell durch die Nutzung als Wohnungssuchender entsteht – die folgenden Abschnitte.

Mit einem Konto können Sie ein Suchprofil anlegen. Es enthält, was Sie suchen: Zimmerzahl, Fläche, Budget, Einzugsfenster, Ausstattungswünsche, wer einziehen soll, bevorzugte Stadtteile, Pendel-Adressen, Anforderungen an Barrierefreiheit und weitere Angaben, die Sie frei ergänzen können. Wir gleichen Ihr Suchprofil automatisch mit verfügbaren Inseraten ab (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zeigen Ihnen passende Treffer. Anbieter können Suchprofile nicht durchblättern; sie sehen nur zusammengefasste Zahlen ohne Namen. Sie können Ihr Suchprofil jederzeit ändern oder löschen.

Eine Ausnahme: die Bestandsverwaltung eines Anbieters, bei dem Sie – als Mieter – bereits ein Mietverhältnis haben, kann ein einzelnes Suchprofil innerhalb ihres eigenen Organisationsrahmens einsehen (Fall „Hausverwaltung schlägt einem bestehenden Mieter eine passende Wohnung vor"). Sie sieht dabei nie Suchprofile fremder Organisationen, und die aggregierte Übersicht über alle Suchprofile zeigt ihr ohnehin nur Zahlen, keine Namen.

Speichern Sie eine Suche, gleichen wir sie automatisch gegen neue Inserate ab und informieren Sie per E-Mail über Treffer (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink, der die gespeicherte Suche endgültig deaktiviert, ohne dass Sie eingeloggt sein müssen. Sie können die Benachrichtigung auch in Ihrem Konto abschalten.

Der Merkzettel speichert, welche Inserate Sie sich gemerkt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Komfortfunktion). Der Anbieter eines Inserats erfährt nur eine zusammengefasste Zahl ab drei Merkenden, nie wer gemerkt hat.

Wenn Sie bei der Kontoerstellung gesondert eingewilligt haben – über ein eigenes, nicht vorangekreuztes Kästchen, getrennt von der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen –, kann neoflat Sie per E-Mail einladen, Ihr Interesse an einem gemerkten Inserat zu bekunden. Rechtsgrundlage dafür ist ausschließlich Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / § 7 UWG), nicht die Nutzungsbedingungen (s. docs/decisions/2026-08-06-merkzettel-einladung-einwilligung.md). Ohne diese Einwilligung erhalten Sie keine solche E-Mail. Absender ist immer neoflat, nie der Anbieter. Je Inserat erhalten Sie höchstens eine solche Einladung. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Für eine Besichtigung melden Sie sich direkt am Inserat an; dafür brauchen wir Ihren Namen und mindestens einen Kontaktweg (E-Mail und/oder Telefonnummer). Diese Angaben gehen an den Anbieter des Inserats, damit der Termin stattfinden kann (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir bestätigen die Anmeldung per E-Mail oder – falls keine E-Mail vorliegt – per SMS (Abschnitt 11).

Melden Sie sich ohne bestehende Bewerbung zu einer Besichtigung an, entsteht daraus zusätzlich ein „Interessenten"-Datensatz mit denselben Kontaktangaben – die technische Zwischenstufe zwischen anonymer Suche und einer Bewerbung. Dieser Datensatz wird unabhängig davon, ob Sie ihn später zu einer Bewerbung weiterentwickeln, spätestens zwölf Monate nach der Anmeldung gelöscht; die Frist ist fest und nicht verlängerbar. Melden Sie sich mit einer bereits bestehenden Bewerbung erneut zu einer Besichtigung an, entsteht kein zweiter Interessenten-Datensatz.

Ist ein Besichtigungstermin voll, kommen Sie auf die Warteliste für diesen Termin. Manche Inserate haben zusätzlich eine Warteliste für die Wohnung selbst; die Reihenfolge richtet sich nach dem Zeitpunkt der Eintragung, eine bezahlte Besserstellung gibt es nicht. Wartelisten-Einträge für die Wohnung werden spätestens sechs Monate nach der Eintragung gelöscht. Sie können die Warteliste jederzeit verlassen – über Ihr Konto oder über den Link in der Bestätigungs-E-Mail, der auch ohne Login funktioniert.

Mit einer Bewerbung senden Sie dem Anbieter eines Inserats: Name, Kontakt, gewünschten Einzug, Zahl der einziehenden Personen, Beschäftigung und – wenn Sie möchten oder das Inserat es verlangt – Unterlagen wie einen Einkommensnachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Bewerbung geht ausschließlich an den Anbieter dieses einen Inserats; andere Anbieter sehen sie nicht.

Empfindliche Angaben fragen wir gestaffelt ab: die genaue Einkommenshöhe und eine Bonitätsauskunft (etwa Schufa) verlangen wir erst, wenn der Anbieter erkennbares Interesse zeigt – nicht bereits bei der ersten Bewerbung (Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

neoflat unterstützt den Anbieter dabei, viele Bewerbungen zu ordnen: Ihre Bewerbung wird automatisch strukturiert und erhält eine Kennzahl, die sich nachvollziehbar aus Ihren Angaben ergibt (Abschnitt 12). Die Entscheidung über Ihre Bewerbung trifft der Anbieter, nicht das System.

Laden Sie weitere Personen zu Ihrer Bewerbung ein (etwa Partner oder Mitbewohner), verarbeiten wir deren Angaben im gleichen Umfang wie Ihre eigenen. Sie können eine Bewerbung jederzeit zurückziehen und hochgeladene Unterlagen einzeln entfernen.

Hinweis für die Prüfung: die konkrete Aufbewahrungsfrist für abgeschlossene Bewerbungen ist im Code ein Platzhalter je Anbieter (ScoringConfig.retentionMonths, TODO(Anwalt) in applicants/retention-cron.ts) – dieselbe offene Frage wie A6 im Suchbedingungen-Entwurf. Dieser Text nennt deshalb bewusst keine Zahl, s. Abschnitt 13.

Nennt ein Inserat eine Ablöse, ist das eine Vereinbarung zwischen Ihnen und dem Vormieter. neoflat zeigt die dabei genannten Angaben nur an und wird nicht Vertragspartei.

Für die Zustellung der in dieser Erklärung genannten Nachrichten setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein, jeweils innerhalb der EU/EWR: E-Mail über Scaleway (Transactional Email); SMS über seven.io, Absender „mieterOS" – Ihre Telefonnummer wird dabei in unseren eigenen Protokollen maskiert festgehalten (nur die letzten vier Ziffern), niemals der Nachrichtentext; Hosting über die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (wie in der Website-Datenschutzerklärung).

Kann Ihnen eine Zusage (Abschnitt 09) nicht per E-Mail zugestellt werden, weil keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, aber eine Anschrift vorliegt, erhalten Sie sie zusätzlich per Brief über den Postdienstleister LetterXpress (A&O Fischer GmbH & Co. KG – Verarbeitung laut Auftragsverarbeitungsvertrag ausschließlich in der EU/EWR). Name, Anschrift und der Inhalt des Schreibens werden dabei 60 Tage gespeichert und danach vollständig gelöscht (Auftragsverarbeitungsvertrag §6.19).

Nutzen Sie die milo-App (nicht die neoflat-Weboberfläche), können Sie Push-Benachrichtigungen aktivieren. Dabei speichern wir einen technischen Push-Endpunkt mit dem Herkunftsmerkmal „neoflat", damit erkennbar bleibt, über welche Oberfläche die Anmeldung erfolgte.

Bewerbungen erhalten eine automatisch berechnete Kennzahl, die dem Anbieter hilft, viele Bewerbungen zu vergleichen (Abschnitt 9). Die Endentscheidung trifft in jedem Fall der Anbieter, nicht das System – eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nach dem heutigen Stand des Systems nicht statt.

Suchprofil: besteht, bis Sie es selbst ändern oder löschen – es gibt derzeit keine automatische Alters-Löschfrist. Gespeicherte Suchen: bestehen, bis Sie sie abschalten oder über den Abmeldelink deaktivieren. Merkzettel-Einträge: bestehen, bis Sie sie einzeln entfernen. Warteliste für eine Wohnung: spätestens sechs Monate nach Eintragung. Besichtigungsanmeldung / Interessenten-Datensatz: spätestens zwölf Monate nach Anmeldung, feste Frist (Abschnitt 8). Bewerbung inklusive Unterlagen: für eine begrenzte Zeit nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens; die genaue Zahl der Monate steht noch nicht fest (Abschnitt 9, offene Frage wie A6 im Suchbedingungen-Entwurf) – dieser Text nennt deshalb bewusst keine Zahl. Konto: bis zur Kontolöschung, s. Mieter-Datenschutzerklärung.

Löschen Sie Ihr Konto vollständig, entfernt oder anonymisiert das zusätzlich zum Zugangsverlust auch die oben genannten Datensätze selbst: Suchprofil wird gelöscht, Besichtigungsanmeldung und ein bereits gebuchter Besichtigungstermin werden anonymisiert (Ihre Kennung wird durch einen technischen Platzhalter ersetzt, der Termin selbst bleibt als betrieblicher Datensatz bestehen). Unabhängig davon können Sie Suchprofil, Merkzettel-Einträge und Besichtigungsanmeldungen auch schon vor einer Kontolöschung jederzeit selbst und einzeln löschen.

Frage B4 dieses Entwurfs (Fassung 2026-08-07) ist geschlossen: am Code nachgemessen entfernt/anonymisiert eine vollständige Kontolöschung inzwischen auch das Suchprofil und Besichtigungsanmeldungen automatisch (nicht mehr nur Wartelisten-Einträge und den Interessenten-Datensatz wie zuvor) – s. apps/api/src/modules/compliance/deletion-job.ts. Die zuvor offene Frage, ob die jederzeit mögliche Einzel-Löschung durch den Nutzer für Art. 17 DSGVO ausreicht, hat sich damit erledigt: beides existiert jetzt nebeneinander.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO) sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Für Berichtigung, Einschränkung und Widerspruch bearbeiten wir eine Anfrage derzeit manuell über datenschutz@m4ma.com. Der automatisierte Selbstauskunfts-Export, den die Mieter-Datenschutzerklärung beschreibt, läuft über dasselbe, mit dem milo-Portal geteilte Konto (Abschnitt 4) und liefert seit dieser Fassung auch die in dieser Erklärung genannten Suchstrecke-Daten (Suchprofil, Merkzettel, gespeicherte Suchen, Warteliste, Interessenten-/Bewerbungsdatensatz, Besichtigungsanmeldung und -termin) mit.

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA, Ansbach).

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die beschriebene Verarbeitung ändert. Die „Stand"-Angabe am Anfang der Seite zeigt die zuletzt inhaltlich geänderte Fassung.

Hinweis für die Prüfung: es gibt noch keine aktiven Nutzer. Anders als bei den Nutzungsbedingungen ist eine Datenschutzerklärung eine Informationspflicht (Art. 13 DSGVO), keine Willenserklärung – ein Versionswechsel löst hier keine Neuzustimmung aus, s. Abschnitt zur Fassungsangabe im Entwurfsdokument.

• B1 Genügt die Beschreibung oben (Absatz 2) den Transparenzanforderungen aus Art.
• B5 Für Scaleway und seven.io fehlt bislang eine vergleichbare, ausgewertete Auftragsverarbeitungs-Prüfung wie die bereits vorliegende für LetterXpress (docs/avv-letterxpress-2026-08-06.md) – vor dem ersten Produktivgang nachzuholen..
• B3 Genügt die obige Formulierung den Transparenzpflichten aus Art.

Dazu außerhalb dieses Dokuments, aber verwandt: A2, A3 und A6 im Suchbedingungen-Entwurf (docs/reviews/2026-08-06-neoflat-nutzungsbedingungen-entwurf.md) beschreiben dieselben drei Sachverhalte aus vertragsrechtlicher statt datenschutzrechtlicher Sicht – beide Fragenpaare sollten gemeinsam mit dem Anwalt besprochen werden.